Jeżeli klient przychodzi do sklepu i pyta o półcentymetrowe wiertła, to robi to dlatego, że chce zakupić wiertła? Nie! Pyta dlatego, że potrzebuje półcentymetrowych otworów a zakup wierteł jest jedynie środkiem do ich uzyskania. Można powiedzieć, że potrzeba zrobienia otworów uzasadnia zakup wierteł. Mało tego owa potrzeba determinuje kryteria na podstawie jakich ów zakup zostanie dokonany (wiertła mają być półcentymetrowe, a nie inne). Generalnie taką logiką powinniśmy się kierować podczas robienia każdych zakupów (ale kto w czasach supermarketów przejmuje się uzasadnianiem zakupów?). Podobnie powinno być również podczas realizacji projektów.

Na dowolnym etapie realizacji projektu powinniśmy zastanawiać się dlaczego jest on realizowany. Co uzasadnia dalsze prace przy realizacji projektu oraz koszty, jakie w wyniku tych prac poniesiemy. Jeżeli nie będziemy odpowiednio często zadawać sobie tego pytania, może się okazać, że owszem projekt zostanie zakończony, być może nawet w czasie i budżecie, jednak nie okaże się sukcesem ponieważ nie będzie przynosił żadnych korzyści.

Nie trzeba być wybitnie roztropnym, aby dojść do tego, że im wcześniej zidentyfikujemy sytuację, że nasz projekt traci zasadność tym lepiej. Oszczędzi nam to sporo kosztów związanych z dalszą realizacją projektu. Powodów dla których projekt traci zasadność może być wiele. Konkurencja mogła wcześniej wypuścić podobny produkt, rynek mógłby się zmienić, nasze analizy i założenia mogły okazać się błędne, dostawca okazał się być niekompetentny itd. Każda z tych sytuacji powinna zostać jak najszybciej zidentyfikowana a realizacja projektu powinna zostać wstrzymana. Jeżeli nie uda nam się przywrócić zasadności projektu winien on zostać zamknięty, no chyba, że ktoś bardzo wierzy, że zasadność sama do nas powróci (niektórzy mawiają jest ryzyko jest zabawa).

Uzasadnienie Biznesowe

Metodyka PRINCE2 wprowadza dokument zwany Uzasadnieniem Biznesowym (ang. business case), aczkolwiek jest to coś co powinno istnieć w każdym projekcie, niezależnie od wykorzystywanej metodyki. Dokument ten de facto nie musi istnieć ściśle w formie dokumentu, może to być prezentacja czy cokolwiek innego, byle by istniało i byle można było się do tego odwołać w każdym kluczowym momencie projektu, w którym trzeba podjąć decyzję o kontynuowaniu projektu.

Uzasadnienie Biznesowe, jak łatwo się domyślić, uzasadnia powody podjęcia projektu. Jest to zbiór informacji na podstawie których można stwierdzić czy realizacja projektu jest i pozostaje zasadna, a co za tym idzie powinna być kontynuowana. Dokument ten zawiera także informacje o sposobie w jaki projekt przyczyni się do realizacji strategii i celów organizacji lub programu, możliwych rozwiązaniach biznesowych czy oczekiwanych korzyściach. Oto szczegółowa lista sekcji, jakie powinno posiadać Uzasadnienie Biznesowe według metodyki PRINCE2:

  1. Powody podjęcia projektu.
  2. Możliwe rozwiązania biznesowe.
  3. Oczekiwane korzyści.
  4. Przewidywane niepożądane skutki.
  5. Terminy.
  6. Koszty.
  7. Ocena inwestycji.
  8. Główne ryzyka.

Jak widać nie są to żadne wymysły metodyki PRINCE2, jest to zbiór informacji, które generalnie powinny być zebrane w każdym projekcie, a ściślej jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji.

Uzasadnienie Biznesowe powinno ukierunkowywać wszelkie decyzje, zwłaszcza strategiczne, dotyczące projektu. Za każdym razem kiedy dokonywana jest ocena wpływu ryzyka, zagadnień czy zmian, bez względu na to jak duże one będą, powinniśmy zadać sobie pytanie w jakim stopniu czynniki te wpłyną na Uzasadnienie Biznesowe, a co za tym idzie na cele biznesowe i oczekiwane korzyści. Zapewnianie ciągłej zasadności projektu jest ważne z punktu widzenia wszelkich inwestorów projektu.

Podejście do Uzasadnienia Biznesowego

Uzasadnienie Biznesowe powinno zostać opracowane na początku projektu, powinno być utrzymywane przez cały czas trwania projektu, weryfikowane w kluczowych punktach decyzyjnych oraz potwierdzane przez cały okres uzyskiwania korzyści.

W tym kontekście:

  • opracowanie oznacza pozyskanie właściwych informacji na podstawie których podejmowane będą decyzje,
  • weryfikowanie oznacza ocenę zasadności projektu,
  • utrzymywanie oznacza aktualizowanie uwzględniając faktyczne koszty i korzyści oraz bieżące prognozy, natomiast
  • potwierdzanie oznacza ocenę, czy zamierzone korzyści zostały (lub zostaną) zrealizowane.

Tworzenie Uzasadnienia Biznesowego

W PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe rozwijane jest etapami, a także poddawane jest przeglądowi w kluczowych momentach projektu etap po etapie, w celu zapewnienia, że projekt jest i pozostaje zasadny. Nie ma potrzeby tworzenia szczegółowego Uzasadnienia Biznesowego jeszcze przed rozpoczęciem projektu, gdyż może ono zostać uszczegółowione w początkowej fazie projektu wtedy, kiedy koszty jego realizacji są jeszcze niewielkie i niewielkim kosztem możemy się z niego wycofać. Uzasadnienie Biznesowe ma dostarczać minimum informacji potrzebnych do potwierdzenia zasadności projektu, także przy jego tworzeniu powinniśmy kierować się zasadą: tak mało jak to jest tylko konieczne, ale nie mniej.

Zarys Uzasadnienia Biznesowego powinien powstać jeszcze w przed rozpoczęciem projektu, w PRINCE2 powstaje w przedprojektowej fazie przygotowania projektu. Powinien zostać stworzony przez osobę reprezentującą interesariuszy projektu, którzy finansują projekt i którzy potencjalnie będą czerpać korzyści z jego eksploatacji (z rezultatów projektu). W PRINCE2 taką rolę pełni Przewodniczący Komitetu Sterującego.

W pierwszej kolejności Przewodniczący powinien ustalić powody dla których projekt będzie realizowany. Powinien określić i zrozumieć cele projektu i udokumentować je jako powody podjęcia projektu. Powodów może być wiele, jednak zawsze będą one nastawione na osiągnięcie konkretnych korzyści. Korzyści powinny zostać udokumentowane w sekcji oczekiwanych korzyści i powinny być mierzalne. Mierzalność korzyści pozwoli stwierdzić, czy zostały one osiągnięte czy nie. Jeżeli przykładowo korzyścią powinno być przyśpieszenie procedury realizacji zamówień, to należy określić w jakim stopniu (o 5-10%, o konkretny czas, konkretną ilość kroków itp.). Wartości te powinny posiadać również określoną tolerancję. Chodzi o to abyśmy mogli na zasadzie odhaczania stwierdzić, czy korzyść została osiągnięta czy nie. Przewodniczący powinien zawsze starać się w taki sposób zapisać korzyści, albo zamienić je na inne, aby dało się w jakiś sposób je zmierzyć. Jeżeli przykładowo korzyścią jest zwiększenie zadowolenia klientów, a nie chcemy wprowadzać ankiet mierzących to zadowolenie, możemy zamienić je na ilość powracających użytkowników, co jest już korzyścią mierzalną (np. zwiększenie ilości powracających użytkowników o 20% z tolerancją +/-5%).

Jasne określenie celów i korzyści wynikających z projektu ma jeszcze jedno zastosowanie. Pozwoli ono na osiągnięcie wspólnej wizji tego do czego projekt dąży przez wszystkich członków zespołu zarządzania projektem. Wspólna wizja tego co projekt powinien osiągnąć jest bardzo ważna, gdyż pozwala na uniknięcie wielu konfliktów, zwiększa decyzyjność w projekcie oraz sprawia, że wszyscy mówią "tym samym językiem".

Przewodniczący powinien dokonać analizy możliwych rozwiązań biznesowych i zarekomendować jedno z nich. Analiza ta ma na celu porównanie różnych możliwości osiągnięcia celów projektu.

Przed rozpoczęciem projektu do Uzasadnienia Biznesowego powinny zostać dodane wszelkie zidentyfikowane niepożądane skutki i najważniejsze ryzyka. Niepożądane skutki tym różnią się od ryzyk iż wystąpią z pewnością podczas, gdy ryzyka obarczone są niepewnością zmaterializowania. Elementy te powinny zostać zidentyfikowane gdyż będą wpływały na ogólną ocenę inwestycji. Przykładowo niepożądanym skutkiem wdrożenia jakiegoś systemu może być chaos i zdenerwowanie wśród pracowników, którzy będą musieli przyzwyczaić się do nowego narzędzia. Jest to pewny skutek wdrożenia toteż Uzasadnienie Biznesowe powinno uwzględniać obniżoną wydajność zespołu w początkowych fazach użytkowania systemu.

W tym momencie Uzasadnienie Biznesowe pozwoli nam wstępnie rozpocząć projekt. Mimo iż nie jest jeszcze ono kompletne może zostać uzupełnione w początkowej fazie projektu, zanim poniesione zostaną znaczne koszty jego realizacji.

Kiedy zostanie utworzony plan projektu możemy uzupełnić Uzasadnienie Biznesowe o terminy oraz koszty. W tym momencie możemy także dokonać oceny projektu jako inwestycji, która powinna uwzględniać poniesione koszty (realizacji projektu a także ewentualnego jego utrzymania po projekcie), niepożądane skutki oraz korzyści z projektu. Ocena projektu jako inwestycji jest głównym czynnikiem podejmowania decyzji o zasadności projektu toteż dopóki sekcja ta nie będzie uzupełniona nie powinniśmy podejmować działań generujących duże koszty.

Jak mamy już pełne Uzasadnienie Biznesowe możemy podjąć decyzję o rozpoczęciu realizacji zadań projektowych, które bezpośrednio prowadzą do utworzenia produktu projektu. Z dokumentu będziemy wiedzieć, czy realizacja projektu jest dla nas korzystna i uzasadniona.

Korzystanie z Uzasadnienia Biznesowego

Dobra, mamy już ważne Uzasadnienie Biznesowe, a projekt jest w trakcie realizacji, co teraz należy robić z naszym dokumentem? Odpowiedź jest prosta, należy przeglądać i analizować go w kluczowych momentach projektu, oraz aktualizować w razie potrzeby. Pytanie brzmi, które momenty w projekcie należy uznać za kluczowe?

Kluczowe momenty to są te momenty, w których należy podjąć decyzję czy kontynuować projekt. Punktami takimi mogą być końce etapów, osiągnięte kamienie milowe czy wszelkie sytuacje nadzwyczajne, które wystąpiły np. w skutek jakiegoś czynnika zewnętrznego albo zidentyfikowanego ryzyka. W każdym z tych momentów może nastąpić unieważnienie Uzasadnienia Biznesowego i dlatego należy je w tych momentach przeglądać.

Przykładowo nasz projekt może zakładać, że w pierwszym etapie będziemy projektować architekturę systemu, a także wybierzemy dostawcę, który dostarczy produkt zgodnie ze stworzoną specyfikacją. Na końcu etapu może się jednak okazać, że utworzony projekt jest na tyle skomplikowany, że nie ma możliwości dostarczenia produktu w zakładanym czasie albo budżecie. W tym momencie nasze Uzasadnienie Biznesowe traci ważność i należy podjąć pewne działania przywracające je albo zakończyć projekt. Możemy przeznaczyć większy budżet na projekt, albo zdecydować, że jest on nieopłacalny, możemy przedłużyć czas jego realizacji, albo zdecydować, że nie ma to sensu (bo konkurencja wypuści podobny produkt szybciej), możemy w końcu rozpocząć etap, w którym nasz projekt zostanie uproszczony co de facto oznacza odsunięcie podjęcia decyzji w czasie, ponieważ po tym etapie znów będziemy musieli zadecydować o kontynuacji projektu.

Inną przykładem może być sytuacja, gdy w trakcie realizacji etapu okazuje się, że konkurencja wypuściła podobny produkt. W tym momencie korzyści z naszego projektu mogą zostać zmniejszone co również podważa Uzasadnienie Biznesowe. Należy w tym momencie przeprowadzić analizę tego w jakim stopniu nasze korzyści zostaną zredukowane i podjąć decyzję o dalszym kontynuowaniu projektu.

Uzasadnienie Biznesowe nie jest dokumentem zamkniętym. Wolno je zmieniać tak aby przedstawiało zasadny projekt. Oczywiście nie chodzi tutaj o naciąganie uzasadnienia, tylko po to aby móc kontynuować projekt. Zmiana powinna być przemyślana i spójna z celami projektu jak i organizacji czy programu w ramach którego projekt jest realizowany.

Przegląd korzyści

Każdy projekt jest realizowany w celu osiągnięcia jakiś korzyści. Korzyść jest to pewna mierzalna poprawa osiągnięta dzięki rezultatom projektu i pomaga w osiąganiu celów strategicznych organizacji lub programu. Problem w tym, że bardzo często zapomina się o zweryfikowaniu które korzyści zostały faktycznie osiągnięte, które tylko częściowo a których w ogóle nie udało się osiągnąć.

Korzyści jakie powinien przynieść projekt powinny zostać wyróżnione w Uzasadnieniu Biznesowym ponieważ są jednym z najważniejszych czynników uzasadniających realizację projektu. Korzyści powinny być wyróżnione w kategoriach mierzalnych co pozwoli zweryfikować czy zostały one osiągnięte czy nie.

Przykładowo korzyść "stabilniejsze działanie systemu" nie jest dobrą korzyścią z punktu widzenia późniejszego potwierdzenia jej osiągnięcia, no bo jak potwierdzić, że system jest stabilniejszy? Aby tego dokonać potrzebujemy pewnych miar. Przykładowo możemy korzyść zapisać jako "zwiększenie dostępności systemu do poziomu 99,9%" albo "czas niedostępności systemu zmniejszony do 5 minut w miesiącu", albo też "ilość zgłoszonych błędów krytycznych zmniejszona o 50%". Tak opisane korzyści da się zweryfikować i potwierdzić, że faktycznie zostały osiągnięte.

Metodyka PRINCE2 zaleca utworzenie Planu Przeglądu Korzyści jako osobnego planu dla projektu, w którym powinny zostać wyszczególnione terminy poszczególnych pomiarów korzyści. Plan ten ma sens ponieważ większość korzyści może być osiągną na długo po zakończeniu projektu i wszelkie dokumenty zarządcze są już zamknięte i zarchiwizowane, a zespół zarządzania projektem rozwiązany (i być może zajęty innym projektem). Plan ten zapewni, że odpowiednie pomiary korzyści zostaną dokonane także po zakończeniu projektu i zostanie potwierdzone, bądź nie osiągnięcie konkretnych korzyści. Oczywiście do samego planu potrzebna jest jeszcze osoba, która ten plan będzie realizować. PRINCE2 zaleca aby przeglądem korzyści zajmował się Główny Użytkownik.

Należy pamiętać, że sukcesem projektu nie jest tylko ukończenie go w zakładanym czasie, budżecie i przy założonym zakresie. Sukcesem jest osiągnięcie wymiernych korzyści, a te są często osiągane już po zamknięciu projektu. Warto sprawdzać, czy wyróżnione korzyści, na podstawie których zadecydowano o realizacji projektu, zostały faktycznie osiągnięte, gdyż dopiero one powiedzą nam, czy projekt odniósł sukces czy nie.

Korzyści z posiadania Uzasadnienia Biznesowego

Podstawową korzyścią posiadania Uzasadnienia Biznesowego jest posiadanie dokumentu na podstawie którego możemy stwierdzić, że dalsza realizacja projektu jest uzasadniona, a projekt powinien przynieść wymierne korzyści. Jest to niebagatelna korzyść z punktu widzenia wszystkich tych, którzy inwestują swój czas i pieniądze w realizację projektu. Potwierdzenie tego, że pieniądze nie są wyrzucane w błoto jest podstawą realizacji każdego projektu.

Kolejną korzyścią jest możliwość wykonania w dowolnym momencie audytu potwierdzającego zasadność projektu. Jeżeli projekt jest długi a zarząd organizacji lub programu się zmienił w czasie trwania projektu informacje na temat celów i korzyści wynikających z projektu są udokumentowane. W każdej chwili możemy do nich powrócić i potwierdzić, że nadal przedstawiają zasadny projekt. Jest to bardzo ważne zwłaszcza, gdy projekt jest długoterminowy albo organizacja realizuje wiele projektów.

Uzasadnienie Biznesowe daje nam jednolitą wizję tego do czego projekt dąży i co powinien osiągnąć. Ma to duże znaczenie zwłaszcza gdy w zarządzanie projektem zaangażowanych jest wiele osób. Potwierdzenie, że wszyscy mówią o tym samym i myślą o projekcie w ten sam sposób jest bardzo ważne z punktu widzenia zapewnienia odpowiedniego poziomu decyzyjności w projekcie.

Kolejną korzyścią z tworzenia Uzasadnienia Biznesowego jest potwierdzenie tego, że projekt nie jest realizowany bez przemyślenia. Posiadanie Uzasadnienia Biznesowego jest gwarantem, że ktoś poświęcił czas na analizę tego co projekt ma osiągnąć i jakie przyniesie korzyści. Dzięki temu mamy pewność, że realizowany projekt ma sens, oczywiście o ile stworzenie Uzasadnienia Biznesowego zostało wykonane rzetelnie.

Jak widać korzyści z posiadania Uzasadnienia Biznesowego są spore z punktu widzenia realizacji projektu oraz jego finansowania. Posiadanie takiego dokumentu w jakiejkolwiek formie z pewnością przyczyni się do zwiększenia szans na końcowy sukces projektu, a w razie niepowodzenia może zaoszczędzić poniesionych kosztów. Realizacja projektu posiadającego ważne Uzasadnienie Biznesowe zawsze ma sens. Pamiętać również należy, że dokument ten nie ma być elaboratem na temat zasadności realizacji projektu. Uzasadnienie Biznesowe ma dostarczać minimalną ilość informacji pozwalającą na stwierdzenie, że projekt jest i pozostaje zasadny.

Podsumowanie

Posiadanie przez projekt Uzasadnienia Biznesowego w dowolnej postaci jest gwarantem tego, że realizacja projektu jest zasadna i powinna przynieść wymierne korzyści. Oczywiście posiadanie takiego dokumentu nie gwarantuje automatycznie tego, że projekt zakończy się sukcesem, a jedynie to, że projekt jest przemyślany w kontekście celów oraz korzyści jakie ma przynieść. Jest to bardzo ważne w celu posiadania pewności, że realizacja projektu ma sens, zwłaszcza jeżeli inwestuje się własne pieniądze i czas w jego realizację.

Warto zwrócić uwagę, że Uzasadnienie Biznesowe jest dokumentem uniwersalnym, które sprawdzi się w dowolnej metodyce. Jest to zbiór informacji dotyczących każdego projektu niezależnie od jego skali. Żaden projekt nie powinien być realizowany jeżeli nie ma wiarygodnych podstaw do tego, że przyniesie wymierne korzyści (nie koniecznie finansowe). No chyba, że ktoś ma za dużo pieniędzy i akurat nie miał lepszego powodu by je wydać niż realizując nieopłacalny projekt.

Uzasadnienie Biznesowe nie ma być rozbudowanym dokumentem a raczej skondensowanym, najmniejszym jak to możliwe zbiorem informacji pozwalającym stwierdzić, że realizacja projektu ma sens.